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Sommaire > Mise en place > Reprise de l'existant > Importation de données


Importation de données

On peut importer une liste de dossiers des patients (ou plus dans le cas d'Esope), pour récupérer automatiquement des données existantes. (ne pas confondre avec la restauration d'une sauvegarde).


Si la base contient déjà des données, faire Paramètres > Maintenance > Supprimer les données. Mais les données de démonstration, comme la liste des médicaments (Paramètres > Listes > Pharmacie) est très pratique car sa saisie prend du temps et peut introduire des erreurs. On peut donc: supprimer toutes les données, puis renseigner les données de démonstration, et enfin supprimer toutes les données sauf Paramètres > Listes.

Les autres utilisateurs doivent quitter Santia pendant l'importation.


A. Importer depuis un logiciel VIH


Esope

L'importation de données est automatique depuis le logiciel Esope v 2.9.6.6
Cette fonction importe les dossiers, les consultations médicales et la biologie (dans Esope, cela est nommé patients et visites)
Les tables existantes seront supprimées avant l'importation (dossiers, consultations médicales, etc.)
Il faut d'abord exporter le fichier patients depuis Esope (car il est crypté): menu Outils > Paramétrer une exportation, onglet Général, double-cliquer (et non un simple clic) sur PatientDbfE.xml, cliquer sur le bouton " ... ", saisir le nom de fichier pati.dbf au lieu de med.dbf, cliquer sur le bouton Enregistrer (ne pas modifier le chemin proposé c:\program files\esope\files\exportfiles). La fenêtre se ferme. Cliquer sur le bouton enregistrer (en bas) , puis sur Oui pour confirmer, et enfin sur Ok. Cliquer sur le bouton Lancer (en bas à gauche), patienter, cliquer sur Ok.
Ensuite, dans Santia, menu Paramètres > Maintenance > Importer des données, cliquer sur le bouton Esope.
Par défaut, le numéro de dossier Esope devient "Ancien n°" dans Santia, qui renumérote les dossiers. Pour garder le n° Esope dans Santia, comme nouveau n°, renommer la colonne "Ancien n°" en "N°": il faut que le numéro Esope soit au format "00000", sans doublons et présent pour chaque patient.
Si la version d'Esope est inférieure à v 2.9.6.6, mettre à jour la version.


Fuchia

L'importation de données est automatique depuis le logiciel Fuchia v 1.5.
Il faut d'abord exporter les données depuis Fuchia : menu Statistical software R > Connect, menu Run program > Export des données de suivi, patienter et enregistrer le fichier au format texte.
Ensuite, dans Santia, menu Paramètres > Maintenance > Importer des données, cliquer sur le bouton Fuchia et sélectionner le fichier sauvegardé sous Fuchia.
Remarque : cette opération importe les dossiers. Le nom et le prénom des patients sont absents dans Fuchia. Nous consulter pour importer les consultations et la biologie des dossiers.


AIDSETI

L'importation de données est automatique depuis la base Access AIDSETI v 1.1.
Il faut d'abord exporter les données depuis AIDSETI : ouvrir la base base Access, agrandir la fenêtre " aidsetipms " réduite en bas à gauche, cliquer sur Tables (partie gauche), double-cliquer sur PATIENT (partie droite), menu Edition > Sélectionner tous les enregistrements, menu Edition > Copier, ouvrir le Bloc-note de Windows (Programmes > Accessoires > Bloc-Notes), menu Edition > Coller, menu fichier > Enregistrer pour enregistrer le fichier au format texte.
Ensuite, dans Santia, menu Paramètres > Maintenance > Importer des données, cliquer sur le bouton AIDSETI et sélectionner le fichier enregistré.
Remarque : cette opération importe les dossiers. Si le patient est décédé, la date de décès fictive 01/01/2000 est renseignée. Nous consulter pour importer d'autres données.


Burkina+

L'importation de données est automatique depuis la base Access Burkina+.
Il faut d'abord exporter les données depuis Burkina+ : ouvrir la base base Access, cliquer sur Tables (partie gauche), double-cliquer sur Patients (partie droite), menu Fichier > Exporter, sélectionner Type de fichier : " fichiers texte (*.txt ;*.csv ;*.tab...) ", cliquer sur Enregistrer tout, sélectionner " Délimité... ", cliquer sur Suivant, sélectionner " Tabulation " dans Choisissez le délimiteur qui séparera vos champs, cocher la case Inclure les noms des champs sur la 1ère ligne, sélectionner " (guillemet) dans Délimiteur de texte, cliquer sur Suivant, cliquer sur Terminer.
Faire de même pour les tables Associations (à enregistrer sous le nom Prise en charge), Pays (idem Nationalité), Professions (idem Profession), Scolarite_Niveaux (idem Niveau d études), Statuts_Matrimonial (idem Situation matrimoniale) et Villes (idem Localités).
Ensuite, dans Santia, menu Paramètres > Maintenance > Importer des données, cliquer sur le bouton Burkina+ et sélectionner le fichier Patients.txt. Lors de l'importation, le logiciel demande d'ouvrir les autres fichiers (Prise en charge, Nationalité, etc.).
Remarque : cette opération importe les dossiers. Nous consulter pour importer d'autres données.



B. Importer depuis une autre source


1. Préparation

Il faut préparer les données sous la forme d'un fichier au format texte (champs séparés par une tabulation, nom des champs en 1ère ligne, pas de délimiteur de texte), pour que Santia puisse les récupérer.

Si votre liste des dossiers est une table Access :
Ouvrir la table dans Access
Menu Fichier > Exporter. Sélectionner Type de fichier : " fichiers texte (*.txt ;*.csv ;*.tab...) ". Cliquer sur Enregistrer tout.
Sélectionner " Délimité... ", cliquer sur Suivant
Sélectionner " Tabulation " dans Choisissez le délimiteur qui séparera vos champs. Cocher la case Inclure les noms des champs sur la 1ère ligne. Sélectionner " (guillemet) dans Délimiteur de texte. Cliquer sur Suivant.
Cliquer sur Terminer

Si votre liste des dossiers est une feuille Excel ou OpenOffice Calc:
Ouvrir la feuille dans Excel/OpenOffice Calc
Menu Fichier > Enregistrer sous. Sélectionner Type de fichier : " Texte (séparateur : tabulation)(*.txt) ". Cliquer sur Enregistrer
Cliquer sur Ok, cliquer sur Oui.

Attention :
Dans une base de données, les valeurs d'un champ sont souvent liées à une autre table (ex : la valeur de la profession = 1. Dans la table des professions, 1 = fonctionnaire). Il faut préparer de la même façon que ci-dessus les fichiers des tables liées. La 1ère colonne doit être le numéro de référence (ex: 1), la 2ème colonne doit être la valeur (ex: fonctionnaire). Peu importe le nom des champs en 1ère ligne. Remarque : les tables liées correspondent à Paramètres > Listes. Ces listes sont renseignées automatiquement lors de l'importation.
Pour importer le n° de dossier, le fichier doit comporter une colonne avec le numéro du dossier sur 5 chiffres, c'est-à-dire avec les zéros nécessaires devant le nombre (ex: 00152). Utiliser Excel/OpenOffice Calc pour formater cette colonne. Lors de l'importation, si un n° de dossier identique existe déjà dans Santia, il n'est pas importé.
Les valeurs des dates doivent être au format jj/mm/aaaa. Utiliser Excel/OpenOffice Calc pour formater les colonnes contenant des dates.
La colonne Sexe doit contenir la valeur 1 pour homme et 2 pour femme.
La colonne Sérologie (facultative) peut contenir la valeur 1 (= positive), 2 (= négative) ou 3 (= indéterminée)
La colonne Type sérologique (facultative) peut contenir les valeurs VIH 1, VIH 2, VIH 1+2 ou Sans précision

Exemple d'un fichier d'import de dossiers (cliquer dessus pour l'afficher):
Fichier Excel, avant "Enregistrer sous.."
Fichier texte, après "Enregistrer sous..". Prêt à être importé dans Santia. Ne pas cocher la case "Sans doublon, avec numéro automatique" car il contient déjà une colonne n° sur 5 chiffres.

2. Ouvrir le fichier texte dans Santia : cliquer sur le bouton Ouvrir. Le fichier s'affiche dans la grille. La 1ère ligne affiche le nom des champs. Une colonne représente un champ. A partir de la 2ème ligne, chaque ligne représente un dossier.

3. Les noms des champs (colonnes) de votre fichier sont différents de ceux de Santia. Il faut cliquer sur chaque colonne et sélectionner ensuite le champ correspondant dans la liste déroulante des champs Santia. Le champ Santia s'affiche alors dans la 1ère ligne de la colonne. Pour ne pas importer une colonne, choisir le champ "néant".

4. Cocher la case "Sans doublon, avec numéro automatique" si les dossiers que vous importez s'ajoutent à des dossiers existants ou si vous souhaitez que Santia affecte un nouveau numéro d'ordre aux dossiers (par ex de 00001 à 00152 si on importe 152 dossiers). C'est préférable car cela évite toute anomalie dans la séquence des numéros.
En plus de ces nouveaux numéros, Santia peut gérer également les anciens numéros. Par exemple, on peut afficher un dossier en saisissant son ancien n°, dans l'écran Dossiers. Autre exemple, les rapports et requêtes peuvent afficher les anciens numéros. Pour gérer l'ancien n°, cocher Paramètres > Application: Dossiers: Afficher les champs: Ancien n°. Cliquer sur la colonne des anciens numéros et sélectionner le champs "Ancien n°" dans la liste déroulante des champs. Si vous ne souhaitez pas conserver l'ancien n°, sélectionner "néant" dans cette liste.
Concernant les doublons, les dossiers qui ont le même nom et prénom (quelque soit la casse) qu'un dossier existant ne seront pas importés.

5. Cliquer sur le bouton Importer. Le cas échéant, Santia demande d'ouvrir les fichiers des tables liées (cf. plus haut).

6. Le fichier modifié peut être sauvegardé : cliquer sur le bouton Enregistrer, en bas.



Nous consulter si vous ne parvenez pas à réaliser l'importation ou si vous voulez importer d'autres types de données.